電子取引データを紙で保存はNG！電子帳簿保存法の改正

令和4年1月1日から電子帳簿保存法の改正が適用されます。

紙よりも電子データで保存した方が便利だろうってことで、電子データ保存に関して条件が緩和されたのですが…。大きなトラップがありました！対象の税法は法人税と所得税。会社にも個人に事業主にも影響があります（消費税は今のところは関係ないらしい）。

電子帳簿保存法って？

所得税法および法人税法では、国税関係帳簿（総勘定元帳、仕訳帳など）や国税関係書類（貸借対照表・損益計算書とか取引で相手方から受け取った注文書など）の保存義務があります。これらを紙で保存しておけばとりあえずOKで、電子帳簿保存法での様々な条件をクリアしたら電子データでの保存も認められるといった感じでした。

保存する帳簿・書類などの種類によって「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」に分けられてそれぞれ電子データの保存に必要な条件が変わります。

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電子帳簿等保存←帳簿・決算関係書類・自社発行取引書類の控など

スキャナ保存←自社発行取引書類の控・取引先から受領した取引書類

電子取引←EDIやメールやファックス、インターネットなどによる電子取引情報

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電子帳簿保存法の改正ポイント

今回の電子帳簿保存法の改正の内容では大まかに２点変更があります。

データ保存するための諸条件の緩和と電子データの紙での保存の禁止です。

紙じゃなくてデータで保存したら嵩張らないし整理しやすいしで嬉しいのですが、データにするための条件が厳しすぎてあまり広まってませんでした。データ保存する条件が緩やかになってデータでの保存が進むっていう狙いのようです…。スキャンしたデータの保存もしやすくなりました。

[chat face=”笑顔青.jpg” name=”にょろ子” align=”left” border=”red” bg=”red” style=”maru”]データ保存しやすくなったはいい話じゃない？[/chat]

[chat face=”税理士アイコン.png” name=”マツキヨ” align=”right” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”]大企業じゃないとこの条件じゃまだまだ紙の方が楽で便利な気がするのよね[/chat]

まぁ、条件が緩くなってやりやすくなったのはいいのですが、問題は”電子取引の電子データ保存義務化”。今まで義務でなかったことを義務にしてしまったので色々と大変です。

電子取引の電子データ保存義務に気をつけよ

これが義務だ

令和4年1月1日から電子取引の取引情報を電子データで保存しなきゃいけなくなります。紙で打ち出しての保存はダメ！電子データそのものを残してください。

ひとことで言ってしまえばそれだけですが、電子取引って何？電子データって？どんな保存方法ならいいの？例外ってあるの？違反した時の罰則は？細かく規定があって結構読み込むのは大変です。

[chat face=”税理士アイコン.png” name=”マツキヨ” align=”left” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”]国税庁の電子帳簿保存法一問一答はよくまとまってるけど電子取引関係だけで２８ページもあるのよ[/chat]

もともと整理されているのをさらにまとめるのは大変ですが、大事なところだけご紹介します。

電子取引の保存で求められること

真実性と可視性を確保するというのが電子取引の保存に当たって求められることです。

簡単に言うと、

• 真実性・・・改ざんされてない
• 可視性・・・電子データをすぐ取り出せて見ることができる

ということ。

真実性も可視性も両方必要で、こんなことが求められてます。

[chat face=”税理士アイコン.png” name=”マツキヨ” align=”left” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”]１〜３はタイムスタンプやシステムを導入する必要があるけど４は事務処理規定を作ればいいだけだね[/chat]

[chat face=”笑顔青.jpg” name=”にょろ子” align=”right” border=”red” bg=”red” style=”maru”]４を使えば追加のお金を使わなくても良さそうね[/chat]

[chat face=”税理士アイコン.png” name=”マツキヨ” align=”left” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”]要はすぐ見られるようにモニターを用意して電子データの検索をできるようにしとけってことね[/chat]

訂正削除の防止に関する事務処理規定の備付け

リンク先の国税庁のページに事務処理規定のサンプルがありますのでこれを参考にして規定を作ると良いと思います。法人の例と個人事業者の例が書いてあります。

参考資料（各種規程等のサンプル）

このサンプル通りに書いて作ればいいと思いますが、電子取引の範囲や対象となるデータのは明確にしておく必要があります。FAXなんかでのやりとりも電子取引なんですよね。

電子取引って？

取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

[chat face=”にょろすけ様3完成2.jpg” name=”にょろ子” align=”left” border=”red” bg=”red” style=”maru”]？[/chat]

[chat face=”税理士アイコン.png” name=”マツキヨ” align=”right” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”]取引情報と電磁的方法を分けて考えてみよう[/chat]

イメージとしては

検索機能の確保

[chat face=”にょろすけ様4完成2.jpg” name=”にょろ子” align=”left” border=”red” bg=”red” style=”maru”]ここがすごくわかりづらい[/chat]

[chat face=”税理士アイコン.png” name=”マツキヨ” align=”right” border=”blue” bg=”blue” style=”maru”]本当にいろんなことが書いてあってわかりにくいけど、最終的には税務調査ですぐにデータを出せればいいみたい[/chat]

データをすぐに出すことができれば特に検索のルールはいらないようです。

結論

電子取引データは電子データで保存が義務になった。

そして、電子データを保存するにはルールがあって真実性と可視性が必要。

ただ、しっかりとルール作りをすれば、特に新しく購入しなければならないシステムやソフトは無いってことが大事な点かと思います。

kannyainu@yahoo.co.jp

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